Plan de continuité d’activité : pour quoi faire et quand l’utiliser ?
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Poursuivre l’activité, une priorité
Le Plan de continuité d’activité (PCA) est un document qui sert à anticiper une situation totalement inédite et à mettre en œuvre un certain nombre de dispositions prévues à l’avance, afin que l’activité se poursuive.
Si les directions de la sûreté et de la sécurité des entreprises sont fortement impliquées dans la rédaction de ce plan, des entreprises spécialisées proposent des services de conseil visant à les accompagner dans la conceptualisation et la rédaction du document.
« Les plans de continuité d’activité sont tous construits de la même manière mais nous les adaptons à l’activité de notre client, à son organisation et à sa façon de produire. Nous réalisons donc, en partie, du sur-mesure », explique Charles Lambert, responsable Risk management de Securitas France.
Identifier en amont les fonctions vitales et les durées d’interruption maximales
Le client doit d’abord identifier ses fonctions vitales, « celles qui ne peuvent pas s’arrêter, ne serait-ce que deux heures durant ». Prenons l’exemple d’un système de paie, qui fonctionnerait entre le 25 du mois et le 5 du mois suivant. Si le même service édite les bulletins de paie et envoie les ordres de virement des salaires, il ne peut y avoir de rupture entre ces deux dates, sans risque social fort. C’est une fonction vitale.
Deuxième étape, l’entreprise doit définir ses durées d’interruption maximales acceptables, les « DIMA ». Pour reprendre l’exemple de la paie, si une crise se déclenche le 5 du mois, la DIMA est de vingt jours. Mais si elle se déclenche le 23, la DIMA n’est plus que de deux jours. « Les fonctions vitales sont en réalité jaugées à l’aune de la survie de l’entreprise, en fonction des risques financiers et sociaux par exemple, auxquels elle estime être exposée », souligne Charles Lambert.
Ensuite, pour chaque tâche, il faut déterminer qui est acteur et de quoi cet acteur a besoin, en examinant sa localisation, le type d’équipements qu’il utilise, la possibilité qu’il a, ou non, de travailler depuis son domicile. Au passage, il convient d’évaluer et de schématiser les interdépendances avec les autres services de l’entreprise, pour comprendre l’impact de l’arrêt d’une fonction vitale sur telle ou telle direction, en regardant les périodes critiques pour chacune d’entre elles.
Imaginer toutes les hypothèses en amont, et leurs solutions
Troisième et dernière étape : les scénarii de crise. Différents cas sont échafaudés, l’idée étant de savoir comment protéger à tout prix la fonction vitale de l’entreprise, en fonction de la nature de la crise. « Nous raisonnons soit à partir des scénarii, comme un risque terroriste ou une pandémie, soit à partir des conséquences que ces scénarios provoqueraient », précise Charles Lambert.
Dans l’exemple du service de paie, il s’agit de savoir, dans l’hypothèse où une seule personne valide les virements des salaires aux employés, ce qu’il faudrait faire en cas d’absence de cette personne, quelle que soit la nature de la crise à laquelle l’entreprise est confrontée. Toutes les conséquences sont envisagées, afin que le PCA puisse aider à réagir à tous les types de crise possible.
Concrètement, cela revient à imaginer des solutions individuelles à appliquer à des personnes clairement identifiées. Concernant la personne du service de paie, il faudra se demander si cette dernière peut se déplacer, si elle possède un ordinateur portable, si elle peut être remplacée très rapidement et si, à cet effet, un contrat a été prévu avec une agence d’intérim.
Avant le PCA, déclenchement du plan de gestion de crise
Aux prémices de la crise, lorsque sa survie est en jeu, l’entreprise commence par déclencher ce que l’on appelle un plan de gestion de crise. En fonction de la nature de la crise, le PCA peut être déclenché simultanément ou non.
Securitas, en tant qu’entreprise, applique à elle-même des PCA sur les sites dont elle a la charge. Dans notre activité de sécurité mobile, il est par exemple prévu que l’agent de sécurité mobile qui serait chargé d’ouvrir et de fermer une bijouterie puisse effectuer des circuits de vérification pour assurer la sécurité de la boutique, si celle-ci venait à fermer temporairement.
Une fois la crise passée et le retour à la normale constaté, l’entreprise met fin aux fonctionnements exceptionnels prévus par le PCA et lance alors un plan de reprise d’activité. Mais c’est une autre histoire…
